Konferenz planen

Die nachfolgende Anleitung bezieht sich auf die Benutzung der App zu konferenz-e. Bitte laden Sie sich zunächst die App herunter und installieren diese.

Vorbereitung für Einladende

1. Vorraussetzungen prüfen

Wichtig für das Gelingen einer jeden Videokonferenz ist die Prüfung der Vorraussetzungen. Ausführliche Erläuterungen finden Sie über den Link am Ende dieses Absatzes. Wenn Sie eine wichtige Videokonferenz planen und dazu einladen, sorgen Sie für sich und die Gesprächspartner*innen im gleichen Raum für einen ruhigen Ort mit entsprechender technischer Aussattung. Akustische und optische Störungen der Konferenz sind für die Übertragung oft störender als vor Ort. Seien Sie "sparsam" mit der Zeit. Technische Vermittlung von Wort und Bild kann bei Gruppengesprächen durch kleine Unzulänglichkeiten sehr anstrengend werden. Sorgen Sie dafür, dass Ihre technische Aussattung schon vor Beginn der Übertragung komplett einsatzbereit ist.

Details zu den Voraussetzungen einer Videokonferenz

2. Benamung der Konferenz

Die App zu konferenz-e  bietet über ein zentrales Eingabefeld die Möglichkeit, Konferenzen zu benamen und damit frühzeitig in einem definierten Konferenzraum einzuladen. Wählen Sie für Ihre geplante oder ad hoc stattfindende Konferenz einen aussagekräftigen Namen. Ein Mischung an Anlass und Gruppe kann dabei hilfreich sein.  Vermeiden Sie unbedingt Sonderzeichen und verzichten Sie auf Groß- und Kleinschreibung, da der Konferenztitel Teil der Konferenzadresse ist (URL). Klicken Sie nach Eingabe der Adresse  auf "Enter". Falls Sie die App zu konferenz-e (noch) nicht benutzen, können Sie Ihre Konferenz auf weiterhin über den Browser planen. Ein geeigneter datensicherer Browser ist z.B. Brave.

Download des Browsers Brave

3. Passwort vergeben und Link teilen

Nachdem Sie in der App oder im Browser auf "Los" geklickt haben, gelangen Sie in Ihren Konferenzraum. In der unteren Leiste müssen Sie nun auf die drei Punkte klicken und dort Sicherheitsoptionen auswählen. Dort können Sie ein Passwort festlegen, welches man dann zum betreten der Konferenz eingeben muss.
Direkt neben den drei Punkten finden Sie den Menupunkt "Personen einladen". Dort haben Sie die Möglichkeit den Link der Konferenz zu kopieren, um ihn dann an andere KonferenzteilnehmerInnen weiterzugeben. Zur Teilnahme an der Konferenz mit der App genügt die Weitergabe des Konferenznamens. Andere Teilnehmende tragen in das Eingabefeld der App einfach den von Ihnen erstellten Konferenznamen ein, um in den gleichen Raum zu gelangen.

 

Hinweis zur Vergabe eines Passworts
Wenn Sie im Vorfeld einen Raum erstellen und ein Passwort festlegen wollen, um eine Konferenz vorzubereiten, bedenken Sie, dass sobald alle Personen den Raum verlassen, sowohl Raum als auch Passwort nicht mehr existieren.
Wenn Sie einen Raum mit einem Passwort schützen möchten, legen Sie den Raum an, kopieren den Link und geben diesen inkl. Passwort schon weiter. Direkt vor Beginn der Konferenz betreten Sie den Raum zuerst und fügen dann das versendete Passwort hinzu. Alle nachfolgenden Personen gelagen nur mit diesem Passwort in den Raum.

Tipp für geplante Konferenzen

Zum Aufrufen Ihrer eigenen Konferenz benutzen Sie ganz einfach den von Ihnen versendeten Konferenznamen. Wenn Sie mit der App zu konferenz-e einmal der Konferenz beigetreten sind, erscheint diese Konferenz als klickbarer Hinweis auf der Oberfläche der App.

Bildschirm teilen

Mit konferenz-e ist es möglich, den eigenen Bildschirm zu teilen, um z.B. einen Präsentation zu zeigen. Klicken Sie dafür auf den kleinen Bildschirm in der unteren Menuleiste und wählen aus, ob der gesamte Bildschirm oder das aktive Fenster gezeigt werden sollen.

Der Ton wird dabei weiterhin übertragen. So können Sie als Einladender einfach präsentieren. Die gleiche Funktion eignet sich für das gemeinsame Arbeiten an Texten. Rufen Sie dafür einfach Ihre Textverarbeitung auf und teilen Sie den Bildschirm. 

Gemeinsame Dokumente

Es ist möglich, in konferenz-e gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten. Über einen Eintrag im Menü starten Sie ein für alle Teilnehmenden über den gleichen Eintrag sichtbares Dokumenten-Pad. Die Beiträge im Pad werden  mit unterschiedlichen Farben hinterlegt. Es können auch eigenen Dokumente in das Pad hochgeladen und weiter bearbeitet werden.

Das Pad wird aus Datenschutzgründen automatisch nach 72 Stunden gelöscht. Am Ende einer Sitzung ist es möglich, das Pad in verschiedenen Formaten herunter zu laden.