Konferenz planen

Vorbereitung für Einladende

1. Vorraussetzungen prüfen

Wichtig für das Gelingen einer jeden Videokonferenz ist die Prüfung der Vorraussetzungen. Ausführliche Erläuterungen finden Sie über den Link am Ende dieses Absatzes. Wenn Sie eine wichtige Videokonferenz planen und dazu einladen, sorgen Sie für sich und die Gesprächspartner*innen im gleichen Raum für einen ruhigen Ort mit entsprechender technischer Aussattung. Akustische und optische Störungen der Konferenz sind für die Übertragung oft störender als vor Ort. Seien Sie "sparsam" mit der Zeit. Technische Vermittlung von Wort und Bild kann bei Gruppengesprächen durch kleine Unzulänglichkeiten sehr anstrengend werden. Sorgen Sie dafür, dass Ihre technische Aussattung schon vor Beginn der Übertragung komplett einsatzbereit ist.

Details zu den Voraussetzungen einer Videokonferenz

2. Benamung der Konferenz

Die Seite konferenz-e.de bietet über ein zentrales Eingabefeld die Möglichkeit, Konferenzen zu benamen und damit frühzeitig in einem definierten Konferenzraum einzuladen. Wählen Sie für Ihre geplante oder ad hoc stattfindende Konferenz einen aussagekräftigen Namen. Ein Mischung an Anlass und Datum kann dabei hilfreich sein. Gut geignet ist z.B. "sprengelmeeting03052020" für ein Konferenz der Regionalbischöfe / Regionalbischöfinnen am 3. Mai 2020. Vermeiden Sie unbedingt Sonderzeichen und verzichten Sie auf Groß- und Kleinschreibung, da der Konferenztitel Teil der Konferenzadresse ist (URL). Klicken Sie nach Eingabe der Adresse  auf "Enter". Die neue Konferenz erscheint in der Konferenzliste.

 

Konferenz einrichten auf Konferenz-e.de

3. Passwort vergeben und Link teilen

Am rechten unteren Bildschirmrand sehen Sie nach erfolgter Authentifizierung den vom System generierten Link zu Ihrer Konferenz. Mit dem nebenstehenden Symbol können Sie den Link kopieren, in einer E-Mail verwenden oder über andere Netzwerke weitergeben. Zur Absicherung der Konferenz gegen unbefugte Teilnehmer vergeben Sie bitte ein Passwort. Im Beispiel lautet das Passwort "IfmadKu12". Schwer zu erraten und doch ganz einfach aufgebaut. Es sind die Anfangsbuchstaben des Satzes "Ich freue mich auf die Konferenz um 12." Groß- und Kleinschreibung sowie die Verwendung von Zahlen machen das Passwort zusätzlich sicher.

Zusammengefasst müssen Sie folgendes tun:

  • Raumnamen festlegen
  • Raum betreten -> unten rechts auf das "i"
  • klicken Sie auf "add Passwort"
  • Passwort setzen
  • Entertaste
  • Wenn Sie Enter drücken unmittelbar nachdem Sie das Passwort geschrieben haben, steht anstelle von add passwort dort remove passwort, nun ist der Raum passwortgeschützt

Achtung:
Wenn Sie im Vorfeld einen Raum erstellen und ein Passwort festlegen wollen, um eine Konferenz vorzubereiten, bedenken Sie das sobald alle Personen den Raum veralssen, sowohl Raum als auch Passwort nicht mehr existieren.
Wenn Sie den Link und das Passwort zu einem Raum also Tage im Vorfeld kommunizieren wollen, legen Sie den Raum an, kopieren den Link und geben diesen schon weiter. Vor Beginn der Konferenz müssen Sie einen gleichlautenden Raum "neu" erstellen und dann erst ein Passwort hinzufügen.

Tipp für geplante Konferenzen

Zum Aufrufen Ihrer eigenen Konferenz benutzen Sie ganz einfach die versendete URL und das von Ihnen festgelegte Passwort. Wenn Sie sich als Organisator bestätigen, erfolgt die Authentifizierung mit dem gleichen Gerät wie bei der Planung automatisch.

Bildschirm teilen

Mit konferenz-e ist es möglich, den eigenen Bildschrim zu teilen, um z.B. einen Präsentation zu zeigen. Klicken Sie dafür auf en kleinen Bildschrim gang links unten und wählen aus, ob der gesamte Bildschrim oder das aktive Fenster gezeigt werden sollen.

Der Ton wird dabei weiterhin übertragen. So können Sie als Einladender einfach präsentieren. Die gleiche Funktion eignet sich für das gemeinsame Arbeiten an Texten. Rufen Sie dafür einfach Ihre Textverarbeitung auf und teilen Sie den Bildschirm.